Einstellungen in Outlook für die barrierefreie Kommunikation

Format

HTML-Formatierungen und Überschriftenstile vereinfachen die Darstellung von Text und Informationen für Sprachausgaben. Wenn Nutzerinnen und Nutzer eine Sprachausgabe verwenden, helfen die Auszeichnungen im HTML-Code, die Struktur einer E-Mail zu verstehen und den Inhalt zu erschließen.
Es ist möglich, HTML als Standardnachrichtenformat festzulegen oder einzelne Nachrichten im HTML-Format darzustellen. Sie sollten diese Auszeichnungsmöglichkeit insbesondere dann wählen, wenn Sie wissen, dass die Empfängerinnen und Empfänger von einem barrierefreien Format profitieren.
So legen Sie HTML als Standardnachrichtenformat fest:

1. Wählen Sie „Datei -> Optionen -> E-Mail"
2. Im Abschnitt „Nachrichten verfassen“ unter „Nachricht in diesem Format verfassen“ den Wert „HTML“ auswählen.

Alternativ besteht die Möglichkeit das HTML-Format direkt beim Schreiben einer E-Mail auszuwählen. Dies ist in der Mail über „Text formatieren -> HTML“ möglich.

Schriftarten

Die Standardschriftarten, die Sie in E-Mails verwenden, sollten gut lesbar sein. Große serifenlose Schriften (beispielsweise Arial oder Calibri) mit gutem Farbkontrast (mindestens 4,5:1 und optimalerweise 7:1 oder größer) sind in der Regel für alle am einfachsten zu lesen, insbesondere für Personen mit Sehschwäche oder Farbenblindheit.

Sie können Ihre Standardschriftarten für alle Nachrichten oder für eine einzelne Nachricht ändern.

Für die Änderung der Schriftart in allen E-Mails ist Folgendes zu veranlassen:

1. Wählen Sie „Datei -> Optionen -> E-Mail" aus.
2. Wählen Sie im Abschnitt „Nachrichten verfassen“ die Option „Briefpapier und Schriftarten“ und dort den Reiter „Persönliches Briefpapier“ aus.
3. Anschließend können Sie sowohl für neue E-Mails als auch für Antworten/Weiterleitungen eine serifenlose Schriftart auswählen.

Alternativ können Sie die Schriftart auch direkt beim Schreiben einer E-Mail einstellen. Dies erfolgt folgendermaßen:

1. Wählen Sie in einer neuen E-Mail den Reiter „Text formatieren“ aus
2. Optimieren Sie die Schrifteinstellungen (Schriftart, Größe und Schriftfarbe), um die Standards für die Barrierefreiheit zu erfüllen.

Tabellen

Mit Tabellen können Sie Inhalte in einer E-Mail strukturieren.

Damit Menschen, die Hilfstechnologien nutzen, die Tabellen richtig interpretieren können, ist es wichtig, einige Regeln einzuhalten:

1. Bei der Verwendung von Tabellen zur Erstellung von Inhalten für E-Mails in Outlook ist die Reihenfolge der Inhalte entscheidend.
   Komplexe Tabellen, d. h. Tabellen mit mehreren logischen Ebenen (z.B. mehreren Überschriftenzeilen, gruppierten Zeilen oder Spalten, Unterüberschriften), sind für Screenreader schwer zu erfassen. Daher wird empfohlen, komplexe Tabellen durch mehrere einfache Tabellen zu ersetzen.
2. Um sicherzustellen, dass Tabellen keine geteilten Zellen, zusammengeführte Zellen oder verschachtelte Tabellen enthalten, verwenden Sie die Barrierefreiheitsprüfung. Die Erklärung zur Ausführung der Barrierefreiheitsüberprüfung finden Sie im weiteren Verlauf dieses Artikels..
3. Leere Zellen in einer Tabelle können auch dazu führen, dass Nutzende, die eine Bildschirmsprachausgabe verwenden, annehmen, dass keine weiteren Inhalte in der Tabelle vorhanden sind. Aus diesem Grund sollten leere Zeilen in einer Tabelle vermieden werden.
4. Wenn Ihre Tabelle mit Kopfzellen in der ersten Zeile oder ersten Spalte versehen ist, markieren sie diese Zellen als Überschrift.
5. Besitzt Ihre Tabelle eine Ergebniszeile, achten Sie darauf, dies im Design auch entsprechend anzugeben.
6. Wenn Sie eine Tabelle eher für dekorative oder gestalterische Zwecke als für die Organisation von Informationen verwenden möchten, stellen Sie sicher, dass in Ihrer Tabelle keine Überschriften ausgezeichnet sind. Wählen Sie Ihre Tabelle aus und vergewissern Sie sich, dass die Felder „Kopfzeile“, „Erste Spalte“, „Ergebniszeile und „letzte Spalte“ nicht aktiviert sind. Wenn Sie Ihre Tabelle als „mit Kopfzeilen versehen“ kennzeichnen, liest eine Sprachausgabe die Kopfzeile jedes Mal, wenn sie auf eine bestimmte Zelle verweist, vor.

Alternativtexte

Fügen Sie Alternativtext für alle visuellen Objekte hinzu.

Bilder und grafische Bedienelemente (Bilder mit hinterlegtem Link) müssen mit einem Alternativtext versehen werden, um sie für eine Sprachausgabe zugänglich zu machen. Ohne den Alternativtext kann ein Screenreader ein Bild oder eine Grafik nicht interpretieren und es gehen die Informationen, die vermittelt werden sollen, verloren.
So fügen Sie Alternativtext zu Bildern in Ihren Outlook-Nachrichten hinzu:

1. Navigieren Sie zu dem Bild und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild.
2. Wählen Sie „Alternativtext bearbeiten“ aus. Alternativ können Sie, nach Markierung des Bildes, im Reiter „Bildtools/Format“ die Funktion „Alternativtext“ auswählen.
3. Geben Sie im Feld „Alternativtext“ eine aussagekräftige Beschreibung des Bildes ein.

Hinweis: Die Vergabe eines Alternativtextes funktioniert nicht bei Bildern, die als Anlage einer E-Mail hinzugefügt werden.

Tipp: Vermeiden Sie die Verwendung von Text in Bildern als alleinige Methode zur Vermittlung wichtiger Informationen. Wenn Sie ein Bild mit darin enthaltenem Text verwenden, wiederholen Sie diesen Text im Dokument. Beschreiben Sie im Alternativtext kurz das Bild, und geben Sie das Vorhandensein von Text und seine Aussage an.

Anpassen des Leerraums zwischen Sätzen und Absätzen

Vergrößern oder verkleinern Sie den Leerraum zwischen Sätzen und Absätzen.

1. Markieren Sie den Text.
2. Wählen Sie die Registerkarte „Text formatieren“ aus.
3. Wählen Sie in der unteren rechten Ecke der Gruppe Absatz die Funktion „Absatzeinstellungen“ aus. Das Dialogfeld „Absatz“ wird geöffnet und zeigt die Registerkarte „Einzüge und Abstände“ an.
4. Wählen Sie im Bereich „Abstand“ die gewünschten Optionen für den Zeilenabstand aus.

Grundsätzliche Informationen dazu, wie Formatvorlagen geändert und gespeichert werden können, finden Sie unter folgendem Link: Formatieren von E-Mail-Nachrichten mit Formatvorlagen.

Verwenden der Barrierefreiheitsprüfung in Outlook

In Outlook besteht die Möglichkeit, E-Mails hinsichtlich der Barrierefreiheit zu überprüfen. Die Barrierefreiheitsprüfung wurde entwickelt, um den Prozess der Erstellung von barrierefreien, qualitativ hochwertigen Inhalten zu optimieren und nutzt Künstliche Intelligenz (KI), um intelligente Verbesserungsvorschläge zu machen.
Sie können die Funktion „Barrierefreiheit überprüfen“ im Reiter „Überprüfen“ aktivieren. Nach Aktivierung der Funktion erfolgt die automatisierte Prüfung der erfassten Inhalte. Es erscheint am rechten Bildschirmrand ein neues Fenster „Barrierefreiheitsprüfung“, in dem gefundene Fehler oder Warnungen ausgegeben werden.

Anfordern einer barrierefreien E-Mail

In Outlook besteht die Möglichkeit, barrierefreie E-Mails bei einer Absenderin oder einem Absender anzufordern.
Die Einstellung zum Anfordern barrierefreier E-Mails ist nur in der Web-Ansicht von Outlook zu finden. Sollte Ihnen der Zugang ins Web nicht möglich sein, dann bitten Sie Ihre Administration oder den Support, diese Einstellung für Sie durchzuführen.
Um zu Ihrem Konto im Web zu wechseln, müssen Sie folgendermaßen vorgehen:

1. Wählen Sie im Reiter „Datei“ die Funktion „Add-Ins verwalten“ aus.
2. Anschließend müssen Sie die Domäne, Ihre Nutzerkennung und Ihr Windows 10 Passwort eingeben, um zu Outlook im Web wechseln zu können. Informationen zu Ihrer Domäne finden Sie unter „Windows -> Einstellungen -> Konten -> Ihre Infos“.
3. Wählen Sie im Outlook-Web „Einstellungen -> Alle Outlook Einstellungen anzeigen -> Allgemein -> Barrierefreiheitseinstellungen“ und aktivieren Sie zum Anfordern von barrierefreien Inhalten das Kontrollkästchen „Absender zum Senden barrierefreier Inhalte auffordern“.

Damit sich diese Einstellung synchronisiert, ist es ratsam, sich selbst eine Testmail aus dem Web zuzusenden.
Wenn die Funktion erfolgreich aktiviert wurde, erhält die Person, die Ihnen eine E-Mail schickt, oberhalb der E-Mail-Adresse den Hinweis eingeblendet, dass die Empfängerin oder der Empfänger eine barrierefreie E-Mail bevorzugt.
Diese Option funktioniert nur innerhalb Ihrer Organisation.

Stand: 21.12.2023

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